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江西会议接待工作流程

江西南昌阳光国际旅行社会议预定接待流程

会前服务:

组会方提前足够的时间,尽早将会议的具体要求和相关服务以正式文件发给我公司。以便及时调控有限会议用品资源和设备设施。我社会及时向组会方提供报价,以便组会方做出会议费用预算。

1、根据组会方自己的要求,代定酒店、会议室、餐厅、投影仪,为您提供设施最好、价格最低的酒店。免费为会议提供会议提示牌、会议签到台、水牌。并可提供席位卡、横幅、会务组房间、笔记本电脑等。

2、接站服务,会议报到之日我社将可提供车辆接送,根据接站计划在火车站、飞机场安排专门接站人员全天设立接站接站牌,我们将以热情周到的服务迎接参会代表!(如有重要领导我们将在接站时赠送鲜花及提供贵宾车辆)

3、会议资料:提供会议期间所需文件袋、圆珠笔、笔记本、代表证、餐卷、订票预订单、发票反馈单、报道须知、报道流程、考察线路等。会议主办方可在会议前将讲课资料发往我公司邮箱,我们将代您把会议资料打印装订好。

4、会秘服务:我公司在会议期间可以配备专业会议秘书,在会议期间协助会务组(如主办方无会务组,我社将设立会务组,全面负责会务组的一切工作)做好报道期间的(签到、收取会议费、房费、餐费发放餐卷,收取考察费、安排参会人员入住等)一切服务。

 

会中服务:

    1、会议室:专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、麦克风、会议桌签等,保证会议的顺利召开,做好会议期间会议代表的茶水、或饮料供应。

    2、餐  饮:会议期间与酒店前台协调好及时叫早、叫醒服务,使参会代表安心休息,协调好会议期间参会人员的用餐时间、用餐地点、用餐标准(自助或围桌)及重要客人用餐的确认,派专人服务餐饮,如有特殊要求立刻解决,做到服务周到,令代表满意为宗旨。

    3、根据签到表印制好通信录、会议代表合影留念,发放给每位参会代表,登记好代表的返程的机票或者火车票,保证代表返程,做好会议后参会代表的考察线路的安排(安排好车辆级优秀导游考察期间的一切工作,专人做好考察期间行程中反馈工作,及时解决各种问题)

    4、安全放心:参会人员在参加考察期间均可享受两份保险,《旅行社责任险》及《中华人民共和国旅游人身意外伤害保险》,考察期间由于服务质量引起的问题,我社将及时妥善解决并承当相应的责任!

    5、会议期间:提供专车接送服务。

 

会后服务:

    1、结账:提供会议过程中的详细费用发生明细(酒店住宿及餐饮结账单、会议考察明细、会议费收费明细)及说明,专人与客户进行核对结账。

    2、考察行程结束后,我公司将根据组会方要求提供当地特产,招待参会代表,做好会后总结工作。

    3、参会代表离店前,有专人协助办理离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。

 

我社根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

 

江西南昌阳光国际旅行社会议接待联系方式:

工作QQ:935477105   873523027

联系电话:0791-82183366、88283322、18970076616

传真:0791-82101378、82165544

 

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南昌阳光旅行社有限责任公司

散客接待电话0791-88283322

24小时预定电话18970076616

团队接待电话0791-82183366

江西地接电话0791-82183377

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